欢迎您, 登录 / 注册 成为最可爱的人
当前位置: 首页> 正文
深圳市关爱行动公益基金会档案管理制度
来源:
发布时间:2018-09-26

深圳市关爱行动公益基金会档案管理制度

 

       为了加强深圳市关爱行动公益基金会(以下简称关爱基金会)档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》等法律法规,按照《深圳市关爱行动公益基金会章程》的规定,制定本制度。

第一条  基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

第二条  档案编号以职能部门工作实际情况归类,采取“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。

第三条  归档后填写相关《档案管理登记表》。

第四条  档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外,一律按照下列规定办理:

永久保存:基金会章程,理事名册,理事会、监事会会议纪要,基金会证照,各级批文,印鉴,年度财务报表,规章制度,不动产所有权证及其他债权凭证,人事资料,大型活动图片,音像资料以其它核定须永久保存的文书;

保存二十年:会计凭证,其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)

保存五年:期满或解除的合同协议,完结后的项目方案,其它经核定须保存五年的文书;

保存一年:部门工作计划及工作总结,完结后的部门请求报告,完结后无长期保存必要文书。

第五条  各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案,由各部门负责整理装订,以左方装订为原则,右上角标明档案号。如有褶皱、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。

第六条  所有档案由秘书处指派专人保管。

第七条  因工作需要调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》,并经相关领导人批准后方可调阅。跨部门档案调阅须秘书长批准。

第八条  档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。借阅时间最长不超过1个工作日。

第九条  《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

第十条  如调档内容更改,调档时间延长,应按调档程序重新办理。

第十一条  需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》,经相关领导人批准后方可销毁。

第十二条  销毁档案须两人以上人员共同完成,秘书办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》,档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。

第十三条  《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,办公室一份。

第十四条  档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。

第十五条  所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。

第十六条  所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。

第十七条  各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

第十八条 本制度由关爱基金会秘书处负责解释。本制度由关爱基金会第一届第十四次理事会审议通过后实施。 

                                深圳市关爱行动公益基金会

                                                                        20189月26日

 

Baidu
map